Canape CRM: Увеличиваем скорость оформления сделок — повышаем прибыль

Дмитрий Греков

Вначале у компании была установка на тщательную обработку каждой заявки. С расширением бизнеса потребовалось еще и оперативное проведение сделок: упрощение процедур подготовки коммерческого предложения, заключения договоров, выставления счетов и получения аналитики, а также автоматизация расчета стоимости сделки. О том, как решались эти вопросы в рамках одного производства, как выбирались и внедрялись CRM, насколько повысилась скорость проведения одной сделки — в нашей статье.

Вначале у компании была установка на тщательную обработку каждой заявки. С расширением бизнеса потребовалось еще и оперативное проведение сделок: упрощение процедур подготовки коммерческого предложения, заключения договоров, выставления счетов и получения аналитики, а также автоматизация расчета стоимости сделки. О том, как решались эти вопросы в рамках одного производства, как выбирались и внедрялись CRM, насколько повысилась скорость проведения одной сделки — в нашей статье.

Отправная точка

Компания «Станкосервис» специализируется на услугах модернизации и поставке комплектующих к станкам с ЧПУ. Также они разрабатывают и внедряют на крупные предприятия систему мониторинга оборудования АИС «Диспетчер».

  • Штат менеджеров по продажам — 3 человека
  • Среднее время на оформление сделки — 145 минут

Задача:

  • оптимизировать процесс оформления и заключения сделок;
  • вести клиентскую базу;
  • ставить задачи сотрудникам и отслеживать ход сделки;
  • видеть эффективность работы менеджеров, анализировать потери и прибыль.

До появления систем автоматизации бизнеса обработка заявок происходила вручную: специалист отдела продаж получал по e-mail заявку от клиента, связывался с ним, рассчитывал сделку в.xls, готовил коммерческое предложение в простом текстовом редакторе. Если клиент был не готов на оформление заказа или медлил с оформлением сделки, данные выписывались для последующего звонка или заявка терялась в горе бумаг.

Если заключался договор — необходимо было зайти в бухгалтерию, попросить бухгалтера создать в 1С контрагента и выставить счет на предоплату, плюс к этому — оформить, подписать, отсканировать, перевести в.pdf и отправить клиенту договор, затем регулярно узнавать в бухгалтерии об оплате счета, позже снова просить выставить счет на оплату второй половины и подготовить закрывающие документы.

При этом менеджеру приходилось ежедневно отмечать этап выполнения заказа, оставлять бумажные «напоминалки» и стикеры с необходимостью написать или перезвонить клиенту. Знакомо?

Мы предложили прикинуть специалисту «Станкосервиса», сколько уходило времени на «бумажную работу» при проведении сделки.

Бизнес-процессы Было
Учет заявки 5 мин.
Подготовка КП 20 мин.
Расчет стоимости 40 мин.
Выставление счетов 20 мин.
Аналитика (в.xls) 30 мин.
Подготовка договоров и приложений 30 мин.
ИТОГО 145 минут

Средний поток заявок в компании был ~150 шт. в месяц, что в среднем занимало ~362,5 рабочих часа специалистов. На одном из этапов возникло предложение сократить время на оформление и проведение сделок. Оказалось, около 2,5 часа. При этом n-ное время тратилось на контроль выполнения заказа: напоминания, уточнения, пояснения для специалистов — то есть постановку задачи и ее поэтапное ведение до завершения сделки.

Александр Матвеев, директор ООО ИЦ «Станкосервис»

— После возросшего числа заявок нам потребовалось найти решение, которое упростит жизнь сотрудников: позволит тратить меньше времени на оформление договоров и проведение документооборота, автоматизирует получение аналитических данных по срастаемости заявок и рентабельности сделок.

Проведя анализ, мы остановились на внедрении одной из популярных в интернете систем автоматизации бизнеса.

Что было дальше

После внедрения популярной CRM-системы появилась возможность контролировать этапы сделки и время на обработку заявок сократилось, но все равно оставались «слепые пятна», которые необходимо было устранить. Например, программа помогала учитывать каждую заявку клиента и ставить задачи на других менеджеров, видеть простейшую аналитику по результатам работы, но подготовку документов и счетов, а также подробную аналитику по-прежнему приходилось делать самостоятельно.

Скорость оформления повысилась. Тем не менее спустя полгода было решено продолжать поиск подходящей системы автоматизации бизнеса.

Бизнес-процессы Было Стало
Учет заявки 5 мин. 1 мин.
Расчет стоимости 40 мин. 40 мин.
Подготовка КП 20 мин. 20 мин.
Выставление счетов 20 мин. 20 мин.
Аналитика (в.xls) 30 мин. 30 мин.
Подготовка договоров и приложений 30 мин. 10 мин.
ИТОГО 145 минут 121 минута

Антон Ракицкий, руководитель отдела продаж ООО ИЦ «Станкосервис»:

— Внедрив CRM-систему, мы поняли, что движемся в правильном направлении: нам нужна программа с аналогичным функционалом, но большими возможностями по автоматизации документооборота — на данном этапе нам по-прежнему приходилось постоянно ходить с третьего на второй этаж в бухгалтерию, подписывать, сканировать и отправлять по почте договоры и счета. К тому же, для получения подробной статистики по каждой из заявок детальную аналитику мы вели в.xls.

Просмотрев системы автоматизации бизнеса, мы остановились на Canape CRM, поскольку нам предоставили 30 дней бесплатного использования, предложили пройти живое обучение по возможностям и функционалу, на поддержке консультировали по возникающим вопросам.

Что изменилось

С внедрением Canape CRM специалисты «Станкосервиса» упростили проведение документооборота и повысили скорость обработки заявок в 4,14 раза, получив в дополнение к функционалу ранее выбранной CRM:

  • автоматизацию расчета стоимости сделок,
  • оперативную подготовку КП,
  • формирование счетов и договоров в один клик.

Таким образом, при прежнем потоке заявок ~150 шт. в месяц, они сэкономили 275 рабочих часов специалистов (35*150/60 = 87,5 вместо первоначальных 362,5) — что равняется 34-и восьмичасовым рабочим дням сотрудника без выходных и отгулов.

Бизнес-процессы Было До Canape CRM С исп. Canape CRM
Учет заявки 5 мин. 1 мин. 0 мин.
Расчет стоимости 40 мин. 20 мин. 20 мин.
Подготовка КП 20 мин. 10 мин. 1 мин.
Выставление счетов 20 мин. 20 мин. 1 мин.
Аналитика (в.xls) 30 мин. 30 мин. 10 мин.
Подготовка договора и приложений 30 мин. 30 мин. 3 мин.
ИТОГО 145 минут 121 минута 35 минут

Антон Ракицкий, менеджер ООО ИЦ «Станкосервис»

— Да, все стало гораздо удобнее: теперь не нужно обращаться в бухгалтерию для выставления счетов и договора. Плюс к этому мы отправляем клиентам ссылку на документ, которую они могут открыть на любом устройстве. Также во многом мы автоматизировали расчет стоимости сделок, что уменьшило количество ошибок из-за человеческого фактора. Порадовала поддержка — многие наши заявки были учтены и реализованы в системе в ближайших обновлениях.

Чтобы еще хотелось добавить — подробную аналитику с учетом ведения нашего бизнеса. Пока этого нет, но мы верим, что это будет принято к сведению и реализовано в будущем.

Попробуйте и вы

Оставив заявку на 30 дней бесплатного использования Canape CRM, вы можете оценить:

  • скорость оформления договоров по внесенным данным клиента и оперативность в выставлении счетов;
  • эффективность работы одного или нескольких менеджеров;
  • простоту планирования и постановки задач;
  • функционал системы;
  • удобство работы как со стационарных, так и с мобильных устройств.

Благодаря последовательно выстроенному процессу заключения сделок и использованию электронных форм документов существенно снижаются издержки и увеличивается эффективность работы компании. При этом функционал Canape CRM регулярно дорабатывается и обновляется, что открывает новые возможности для пользователей.

Чтобы подключить Canape CRM на бесплатный период использования, отправьте менеджеру заявку по электронной почте manager@web-canape.com. После обработки запроса специалист свяжется с вами и запросит всю необходимую информацию для настройки системы под ваш бизнес. Также вы можете связаться с нами по телефону: 8-800-200-94-60 (звонок по России бесплатный).