Canape CRM: Увеличиваем скорость оформления сделок — повышаем прибыль

2015-12-25 Дмитрий Греков

Вначале у компании была установка на тщательную обработку каждой заявки. С расширением бизнеса потребовалось еще и оперативное проведение сделок: упрощение процедур подготовки коммерческого предложения, заключения договоров, выставления счетов и получения аналитики, а также автоматизация расчета стоимости сделки. О том, как решались эти вопросы в рамках одного производства, как выбирались и внедрялись CRM, насколько повысилась скорость проведения одной сделки — в нашей статье.

Вначале у компании была установка на тщательную обработку каждой заявки. С расширением бизнеса потребовалось еще и оперативное проведение сделок: упрощение процедур подготовки коммерческого предложения, заключения договоров, выставления счетов и получения аналитики, а также автоматизация расчета стоимости сделки. О том, как решались эти вопросы в рамках одного производства, как выбирались и внедрялись CRM, насколько повысилась скорость проведения одной сделки — в нашей статье.

Отправная точка

Компания «Станкосервис» специализируется на услугах модернизации и поставке комплектующих к станкам с ЧПУ. Также они разрабатывают и внедряют на крупные предприятия систему мониторинга оборудования АИС «Диспетчер».

  • Штат менеджеров по продажам – 3 человека
  • Среднее время на оформление сделки — 145 минут

Задача:

  • оптимизировать процесс оформления и заключения сделок;
  • вести клиентскую базу;
  • ставить задачи сотрудникам и отслеживать ход сделки;
  • видеть эффективность работы менеджеров, анализировать потери и прибыль.

До появления систем автоматизации бизнеса обработка заявок происходила вручную: специалист отдела продаж получал по e-mail заявку от клиента, связывался с ним, рассчитывал сделку в .xls, готовил коммерческое предложение в простом текстовом редакторе. Если клиент был не готов на оформление заказа или медлил с оформлением сделки, данные выписывались для последующего звонка или заявка терялась в горе бумаг.

Если заключался договор — необходимо было зайти в бухгалтерию, попросить бухгалтера создать в 1С контрагента и выставить счет на предоплату, плюс к этому — оформить, подписать, отсканировать, перевести в .pdf и отправить клиенту договор, затем регулярно узнавать в бухгалтерии об оплате счета, позже снова просить выставить счет на оплату второй половины и подготовить закрывающие документы.

При этом менеджеру приходилось ежедневно отмечать этап выполнения заказа, оставлять бумажные «напоминалки» и стикеры с необходимостью написать или перезвонить клиенту. Знакомо?

Мы предложили прикинуть специалисту «Станкосервиса», сколько уходило времени на «бумажную работу» при проведении сделки.

Бизнес-процессы Было
Учет заявки 5 мин. 
Подготовка КП 20 мин.
Расчет стоимости 40 мин.
Выставление счетов 20 мин.
Аналитика (в .xls) 30 мин.
Подготовка договоров и приложений 30 мин.
ИТОГО 145 минут

Средний поток заявок в компании был ~150 шт. в месяц, что в среднем занимало ~362,5 рабочих часа специалистов. На одном из этапов возникло предложение сократить время на оформление и проведение сделок.Оказалось, около 2,5 часа. При этом n-ное время тратилось на контроль выполнения заказа: напоминания, уточнения, пояснения для специалистов — то есть постановку задачи и ее поэтапное ведение до завершения сделки.

Александр Матвеев, директор ООО ИЦ «Станкосервис»

— После возросшего числа заявок нам потребовалось найти решение, которое упростит жизнь сотрудников: позволит тратить меньше времени на оформление договоров и проведение документооборота, автоматизирует получение аналитических данных по срастаемости заявок и рентабельности сделок.

Проведя анализ, мы остановились на внедрении одной из популярных в интернете систем автоматизации бизнеса.

Что было дальше

После внедрения популярной CRM-системы появилась возможность контролировать этапы сделки и время на обработку заявок сократилось, но все равно оставались «слепые пятна», которые необходимо было устранить. Например, программа помогала учитывать каждую заявку клиента и ставить задачи на других менеджеров, видеть простейшую аналитику по результатам работы, но подготовку документов и счетов, а также подробную аналитику по-прежнему приходилось делать самостоятельно.

Скорость оформления повысилась. Тем не менее спустя полгода было решено продолжать поиск подходящей системы автоматизации бизнеса. 

Бизнес-процессы Было Стало
Учет заявки 5 мин. 1 мин.
Расчет стоимости 40 мин. 40 мин.
Подготовка КП 20 мин. 20 мин.
Выставление счетов 20 мин. 20мин.
Аналитика (в .xls) 30 мин. 30мин.
Подготовка договоров и приложений 30 мин. 10 мин.
ИТОГО 145 минут 121 минута

Антон Ракицкий, руководитель отдела продаж ООО ИЦ «Станкосервис»:

— Внедрив CRM-систему, мы поняли, что движемся в правильном направлении: нам нужна программа с аналогичным функционалом, но большими возможностями по автоматизации документооборота — на данном этапе нам по-прежнему приходилось постоянно ходить с третьего на второй этаж в бухгалтерию, подписывать, сканировать и отправлять по почте договоры и счета. К тому же, для получения подробной статистики по каждой из заявок детальную аналитику мы вели в .xls.

Просмотрев системы автоматизации бизнеса, мы остановились на Canape CRM, поскольку нам предоставили 30 дней бесплатного использования, предложили пройти живое обучение по возможностям и функционалу, на поддержке консультировали по возникающим вопросам.

Что изменилось

С внедрением Canape CRM специалисты «Станкосервиса» упростили проведение документооборота и повысили скорость обработки заявок в 4,14 раза, получив в дополнение к функционалу ранее выбранной CRM:

  • автоматизацию расчета стоимости сделок,
  • оперативную подготовку КП,
  • формирование счетов и договоров в один клик.

Таким образом, при прежнем потоке заявок ~150 шт. в месяц, они сэкономили 275 рабочих часов специалистов (35*150/60 = 87,5 вместо первоначальных 362,5) — что равняется 34-и восьмичасовым рабочим дням сотрудника без выходных и отгулов.

Бизнес-процессы Было До Canape CRM С исп. Canape CRM
Учет заявки 5 мин. 1 мин. 0 мин.
Расчет стоимости 40 мин. 20 мин. 20 мин.
Подготовка КП 20 мин. 10 мин. 1 мин.
Выставление счетов 20 мин. 20мин. 1 мин.
Аналитика (в .xls) 30 мин. 30 мин. 10 мин.
Подготовка договора и приложений 30 мин. 30 мин. 3 мин.
ИТОГО 145 минут 121 минута 35 минут

Антон Ракицкий, менеджер ООО ИЦ «Станкосервис»

— Да, все стало гораздо удобнее: теперь не нужно обращаться в бухгалтерию для выставления счетов и договора. Плюс к этому мы отправляем клиентам ссылку на документ, которую они могут открыть на любом устройстве. Также во многом мы автоматизировали расчет стоимости сделок, что уменьшило количество ошибок из-за человеческого фактора. Порадовала поддержка — многие наши заявки были учтены и реализованы в системе в ближайших обновлениях.

Чтобы еще хотелось добавить — подробную аналитику с учетом ведения нашего бизнеса. Пока этого нет, но мы верим, что это будет принято к сведению и реализовано в будущем.

Попробуйте и вы

Оставив заявку на 30 дней бесплатного использования Canape CRM, вы можете оценить:

  • скорость оформления договоров по внесенным данным клиента и оперативность в выставлении счетов;
  • эффективность работы одного или нескольких менеджеров;
  • простоту планирования и постановки задач;
  • функционал системы;
  • удобство работы как со стационарных, так и с мобильных устройств.

Благодаря последовательно выстроенному процессу заключения сделок и использованию электронных форм документов существенно снижаются издержки и увеличивается эффективность работы компании. При этом функционал Canape CRM регулярно дорабатывается и обновляется, что открывает новые возможности для пользователей. 

Чтобы подключить Canape CRM на бесплатный период использования, отправьте менеджеру заявку по электронной почте dg@web-canape.ru. После обработки запроса специалист свяжется с вами и запросит всю необходимую информацию для настройки системы под ваш бизнес. Также вы можете связаться с нами по телефону: 8-800-200-94-60 (звонок по России бесплатный).

WebСanape — создание сайтов 
в Смоленске, в Москве, в России, в мире...

© ООО «Твинс» 2006 – 2016

Сертифицированный партнер
       

 

8 800 200 94 60
Звонок бесплатный

Смоленск +7 (4812) 20-94-60
Москва +7 (499) 506-97-20

info@web-canape.ru