Каким должен быть сайт мероприятия — руководство к действию

Сразу сделаем оговорку: если ваше мероприятие — это концерт или вечер встреч одноклассников, то делать для этого сайт как минимум странно, аудитория таких событий отлично набирается через группы Вконтакте, Одноклассники, Instagram. Сразу поясним, о чем идет речь:

• отраслевые конференции, выставки и форумы;
• мастер-классы и бизнес-интенсивы;
• вебинары;
• семинары и лекции.

Как должен выглядеть сайт мероприятия?

В эвент-среде только и разговоров что о лендингах. Развернутая структура тут не пригодится, так как на поисковую оптимизацию просто нет времени. Вам нужна проработанная продающая страница под рекламу и три-пять внутренних страниц с новостями, расписанием и контактами.

Заголовки, преимущества, новости должны быть максимально понятными. Пишите так, будто беседуете с другом, без штампов, формализмов и наигранной фамильярности.

1. Первый экран — ответьте на основные вопросы: что, где, когда

Выведите в самое начало всю нужную информацию для принятия решения. Скролят и кликают по вкладкам только сомневающиеся. Первый экран — для решительных, не заставляйте их передумать.

В этой области должны быть:

• название мероприятия и формат проведения,
• дата и город проведения,
• контакты организаторов (в шапке),
• значки социальных сетей и кнопка покупки билета/регистрации.

Ниже — 11 примеров разработанных нами нами сайтов. Посмотрите, какая информация вынесена на первый экран и как она размещена. 

Сайты бизнес-туров с экспертами

Сайты конкурсов стартапов в Технопарке «Сколково»

Сайты конференции и форума для родителей и детей

Сайт мастер-класса 

Сайт летнего IT-фестиваля Tabtabus

Сайты бизнес-марафона и деловой премии

2. Поясните: для кого мероприятие и зачем участвовать 

Раскройте суть события в двух-трех предложениях. Сформулируйте ценность для участников. Это ваше УТП, которое будет цеплять и заставлять скролить дальше (или сразу мотивировать к покупке билета). После заголовка расскажите подробнее о событии. Лучше сделать это тезисами, но помните — дальше четвертого пункта большинство не читает. 

Приведем 5 примеров типичных ответов на вопрос «зачем» и «для кого» на сайтах мероприятий.

«Зачем ехать» на бизнес-тур с экспертами

«Зачем участвовать» в технологической конференции

«Для кого» проводятся бизнес-туры

Пример обозначения целевой аудитории мастер-классов

Ответ на вопрос, для кого проводится конкурс стартапов

3. Расскажите о ваших преимуществах

Повысьте для целевой аудитории ценность мероприятия: 

• расскажите об уникальных возможностях (персональные встречи со спикерами, участие в системе лояльности, все презентации в подарок и т.п.);
• покажите цифры события (сколько человек ожидается, сколько было в прошлом году, количество спикеров, докладов, участников выставки и т.п.);
• продемонстрируйте географический охват события (спикеры со всей России, 5 городов-участников, представители 30 стран в составе жюри и т.п.);
• сделайте акцент на формате проведения (например, фестиваль Табтабус проводит выступления в формате Forest TED — на свежем воздухе без презентаций и сухих докладов,  мероприятие «Эффективное производство» — промышленный марафон, то есть это серия выступлений экспертов в разных городах России);
• озвучьте те эмоции и навыки, которые получат участники в ходе мероприятия. 

Представляем 4 примера преимуществ на сайтах наших клиентов.

Зачем ехать на «Комбат-форум»? Организаторы отвечают достаточно подробно

Уникальное предложение и слайдер с преимуществами для участников бизнес-тура в Танзанию

Преимущества мастер-класса с цифрами и географическим охватом

Преимущества поездки в бизнес-тур на Камчатку

4. Покажите программу, основные темы или этапы мероприятия

Планируете больше пяти выступлений или тренинг со спикером рассчитан на весь день — дайте анонс программы в блоке на главной и добавьте кнопку с переходом на внутренний раздел, где вы разместите подробное описание. Еще пять примеров ниже.

В случае конкурсов можно нарисовать карту этапов с датами и пояснениями

Можно вынести несколько ключевых тем на главную страницу

Или пропишите маршрут события со сменой этапов при наведении на каждый из пунктов

Вынесете фокусные тематики в виде иконок с переходами во внутренние разделы с подробным описанием 

А в тематическом разделе сделайте стандартное оформление программы

5. Опишите спикеров, модераторов, экспертов

Громкие имена обычно убеждают лучше других слов. Выложите фотографии и сопроводите их описаниями. Подробные биографии здесь не нужны. Ваша задача — показать ценность спикеров, экспертов, модераторов для участников мероприятия.

Краткое описание эксперта и подробная информация в отдельном блоке

Пример представления спикеров на конференции для родителей

Интересный ход — дать выступающему представить самого себя. Прямая речь позволяет лучше «увидеть» каждого спикера и убедиться в его реальности. Если выступающих много и текст под фото смотрится громоздко, уберите описание под ссылку. Не нужно размещать много текста на главную страницу. Для развернутых тезисов выступлений выделите соответствующий раздел. 

Представление эксперта Максима Батырева от первого лица

Цитата от эксперта Сергея Рязанского

Еще один способ познакомить аудиторию со спикерами — перечислить кратко их компетенции и достижения. Дополните описания цифрами: сколько лет спикер работает в своей сфере, чем он известен, в чем заключается его успех, где и сколько выступлений он провел. 

6. Покажите карту мероприятия

Если вы проводите большую выставку или конференцию с несколькими секциями, сделайте карту места проведения.

• Обозначьте зоны и экспертов, которые будут выступать в разных залах
• Покажите логотипами и условными обозначениями, где будут размещены стенды компаний
• Если место проведения имеет несколько входов — то на сайте или в разделе контактов добавьте схему входа в зону регистрации

Тематические секции проводятся на яхтах, на сайте — карта с выбором места

Схематичное обозначение площадки на летнем фестивале Tabtabus

Блок с указанием места проведения мероприятия мастер-класса

Карта бизнес-тура в Новую Зеландию, места посещений

7. Перечислите типы и цены билетов

Все платные офлайн-мероприятия, где участвует более 20-30 человек, имеют различия в стоимости. С чем они связаны:

• ограничения по посадке в зале (чтобы избежать негатива среди аудитории по поводу места посадки в зале);
• увеличение стоимости за счет дополнительных опций (питание, размещение, спецвозможности — закрытая часть, дополнительные раздаточные материалы); 
• уровень комфорта для участника (например, посадка за отдельный стол);
• снижение стоимости при выполнении определенных условий (при регистрации командой, при дополнительном спонсорском участии и т.п.).

Если вам нужно отобразить разные типы билетов с опциями, то разместите их в виде сравнительной таблицы. 

Пример: увеличение стоимости билета связано с местом в зале

Пример: стоимость билета снижается при большем заказе (для друзей, семьи, для большой компании)

Пример: цена на билеты зависит от входящих опций

Разница в стоимости зависит от количества участников и дополнительных опций

8. Не забудьте отзывы и фото прошлых мероприятий

Если мероприятия проводятся регулярно, расскажите новым участникам, что было интересного было в прошлом году. Разместите фотографии, видеозаписи и отзывы.

Если вы проводите мастер-класс или семинар впервые, попросите спикера прислать отзывы о его выступлениях на других событиях.

Отзывы о прошедшем фестивале в прошлом году 

Блок с фотографиями прошедшего мероприятия

Блок с видеозаписью прошедшего мероприятия

9. Самый важный блок — покупка или заказ билета

Задача всех перечисленных выше блоков — привести покупателя к заказу. Если билет на мероприятие стоит менее 10 000 рублей и процесс продажи не требует консультаций, то добавьте на сайт тикет-систему.

Например, для сайта форума LEVEL-UP мы использовали сервис Ticket for Event, для промышленного марафона «Эффективное производство» и мероприятий под брендом «Tabtabus» — сервис Timepad. 

Пример сервиса Timepad, интегрированного на сайт

После оплаты через сервис посетителю приходит электронный билет со штрихкодом. 

Как проверить билеты из платежного сервиса?

1. На выдаче бейджей билет можно показать на мобильном устройстве или в распечатанном виде.
2. Штрихкоды сканируются через бесплатное мобильное приложение на регистрации.
3. По итогу мероприятия вы получаете данные о количестве пришедших посетителей (далее — можете сделать на них рассылку или обзвонить с определенными предложениями).

Примеры отчетов, которые дает платежный сервис: по каналам заявок

Данные по сайтам и сторонним ресурсам, откуда идут заявки

Если стоимость билета выше или значительно выше 10 000 рублей, то смело подключайте специалиста отдела продаж и продумайте, что произойдет после клика на кнопку «Уточнить цены» или «Запросить программу». Например, участнику уйдет письмо с презентацией и ценами. Или он получит ссылки на видеозаписи прошлого мероприятия, плюс информацию, когда с ним свяжется специалист. Или появится календарь с удобным выбором даты для скайп-созвона. 

Обязательно наладьте интеграцию сайта с CRM-системой, где будут фиксироваться контакты и запросы клиента. Чем это будет полезно:

• сотрудник сможет добавить в систему все договоренности;
• в CRM будут зафиксированы все каналы продаж и данные по конверсиям;
• сформируется выгружаемая база тех, кто приобрел услугу, и тех, кто еще в процессе раздумий (по первым можно делать рассылки, по вторым — настроить «догоняющую рекламу»);
• вы сможете ставить напоминания по задачам (позвонить, написать, встретиться и т.д.);
• по запросу можно сформировать договор, счета и акты на участие в мероприятии.

Приведем в пример виды форм, с которых данные поступали в CRM-систему. 

Запрос цен и программы бизнес-тура с экспертом

Форма запроса программы и цен бизнес-форума

Запрос информации по местам на мастер-классе

10. Поблагодарите партнеров и СМИ, расскажите об организаторах

Редкое мероприятие обойдется без спонсоров, партнеров и СМИ. «Вес» компаний и изданий, которые вас поддержали, может стать дополнительным стимулом к покупке билетов.

Пример компактного оформления блока партнеров

Оформление партнеров в виде слайдера

Добавление к значкам партнеров статусов партнерства: Friend, Best и других

11. Заключительный блок — разместите контакты, ссылки на соцсети, форму

В конце сайта обязательно добавьте ссылки на соцсети, сайты мероприятия прошлых лет, различную контактную информацию. Это особенно актуально для классических лендингов (без внутренних информационных разделов). Если у пользователя возник вопрос до покупки билетов, то телефоны и почты он будет искать в первом окне и в конце сайта. Не подводите его ожиданий.

Ссылки на соцсети и сайты прошлых лет

Пример добавления контактов и отчета о прошлогоднем мероприятии

Своеобразные постсриптумы от бизнес-туров — для тех, кто «долистал» сайт до конца и сомневается в покупке

Завершающий блок сайта с формой, списком партнеров и контактами

Еще один хороший вариант для последнего блока — карта проезда к месту проведения и перечисление основных внутренних разделов

А чем будем удивлять? 

Хороший показатель — когда человек, посмотрев сайт или описание, делится им с друзьями — чтобы показать необычный сервис или описание «зацепившей» фишки. Но в погоне за сложными эффектами не забывайте три определяющих момента: бюджет вашего мероприятия, срок реализации и портрет аудитории. 

В нашей практике был пример относительно недорогого и позитивного маркетинга за счет интеграции на сайт сервиса для генерации аватарок. Участники создавали аватары на сайте и размещали их в соцсетях. Таким образом, увеличивался охват аудитории в регионе и повышалась узнаваемость события. 

Блок для генерации аватарок на сайте

Посты организаторов для поддержания активности участников и пример рекламного видео-объявления среди подписчиков группы

Сервис аватаров доступен бесплатно на сайте avatar.web-canape.ru.

Чек-лист: сайт мероприятия готов, если…

Соблюдая все эти рекомендации, вы сможете создать для своего мероприятия сайт, с которого не уйдут без билета (при условии, что реклама настроена грамотно, а на вопросы отвечают своевременно, разумеется). Для WebCanape продвижение бизнес-туров, конференций, круглых столов, форумов уже давно стало одним из основных направлений работы. Мы и сами проводим встречи и слеты в сфере информационных технологий и не первый год собираем на них участников с помощью сайтов, подобных описанным в этой статье. Схема проверена и работает. Кратко основные требования к сайту мероприятий можно сформулировать в 8 пунктах:

Если это все соблюдено, можно приступать к самому интересному: запускать рекламу, развивать активность в соцсетях, делать email-рассылки.

Кейсы по привлечению аудитории на мероприятия

В нашем блоге есть кейсы по продвижению, рекламе, SMM для мероприятий с подробным описанием стратегий, кампаний и прочих работ по привлечению аудитории:

• конкурс для стартапов фонда "Сколково" и ГК "Росатом",
• история о том, как мы продали 500 билетов за 2 месяца на Level Up Forum,
• стратегия по сбору аудиторию на бизнес-форум за границей,
• SMM и таргет-реклама для фестиваля Tabtabus — продаем билеты через соцсети.

Материалы настолько подробные, что хоть бери и делай. Однако чтобы не набивать свои шишки, обратитесь лучше к нам. Мы сделаем все быстрее и дешевле.

И напоследок — уделите внимание мелочам

Не рискуйте в спешке успехом целого проекта. Вот основные моменты, которые мы рекомендуем продумать до и после организации мероприятия.

1. Регулярно проверяйте почту, соцсети и мессенджеры, которые вы выделили для своего мероприятия, и отвечайте на запросы. Хороший тон — реагировать в течение часа. После того, как конференция или форум закончились, можно отвечать пореже (в течение дня), но делать это все равно нужно.
2. Не лишним будет подключить онлайн-чат для быстрых ответов на вопросы. Конечно, упорный посетитель может и в группе ВК спросить о том, что интересно, но для этого он уйдет с сайта, и нет гарантий, что вернется.
3. Детально продумайте схемы взаимодействия пользователя с сайтом — что будет после того, как он запросит программу или оплатит билет, какие вопросы могут возникнуть. Учтите возраст целевой аудитории.
4. Продумайте «фишки» для сайта («Всем зарегистрировавшимся участникам — в подарок pdf-книга спикера», «Поддержите фестиваль — установите аватарку через специальный сервис на сайте»). Не забудьте протестировать их среди знакомых — понятна ли механика работы, насколько интересно предложение.
5. После проведения мероприятия сделайте на сайте блоки «Как это было», «Фотоотчет», «Отзывы участников» и «Купить видео» — покажите участникам и тем, кто по каким-то причинам не попал на событие, что оно стоило внимания.

Ссылка на первоначальную публикацию